Tietosuoja B2B

Asiakasrekisteri B2B

Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Pärhä Oy (0756157-2)
Sepänjoentie 125 A
16330 Heinämaa

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Helena Pärhä
sora@parhaoy.fi

Käsittelyn oikeusperuste

Oikeutettu etu

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on organisaation B2C-asiakasrekisterin ylläpitäminen, asiakkaiden tilausten hallinnointi, arkistointi ja käsittely sekä asiakassuhteen hoitaminen.

Tietoja voidaan käyttää toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoitukseen ja henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön tuottamiseen verkkopalveluissamme. Henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.

Rekisterin tietoja voidaan käyttää organisaation omissa rekistereissä esimerkiksi mainonnan kohdistamiseen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Organisaatio saattaa käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita, jolloin osia rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi.

Tietoja käsitellään ainoastaan rekisterinpitäjäorganisaation asiakassuhteen ylläpitämiseen teknisten rajapintojen kautta. Organisaatiolla on oikeus julkaista asiakasrekisterin sisältämiä tietoja sähköisenä tai kirjallisena luettelona, ellei asiakas sitä erityisesti kiellä. Luettelolla tarkoitetaan tässä tapauksessa esim. postitustarroja suoramainoksiin tai vastaavia. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen julkaiseminen ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun, sähköpostitse tai rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeutetun edun peruste

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu kerättyjen ja käytettävien henkilötietojen käsittelyyn perustuu elinkeinon harjoittamisen vapauteen. Rekisterinpitäjän on käsiteltävä henkilötietoja voidakseen suorittaa liiketoimintaan liittyviä tehtäviä. Henkilötietojen käsittelyä ei tässä yhteydessä voida välttämättä perustella lakisääteisellä velvoitteella tai yksilön kanssa tehdyn sopimuksen perusteella.

Rekisterinpitäjä on tasapainotestissä todennut oikeutetun edun olevan käsittelyn luonteen, laajuuden ja rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien toteutumisen puolesta soveltuvin käsittelyperuste.

Rekisterinpitäjä on arvioinut, että oikeutetun edun mukainen toiminnasta ei aiheudu vakavaa haittaa kyseisten yksilöiden (rekisteröityjen) oikeuksille ja vapauksille.

Kyseessä olevat henkilötietoryhmät

Yritysasiakkaita edustavien rekisteröityjen henkilötiedot

Edellisten käyttäjätiedot

Vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Rekisterinpitäjän henkilöstö sekä ulkoituskumppanit (taloushallinto) soveltuvin osin.

Rekisterin tietosisältö

Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:

- Henkilön etu- ja sukunimi
- Edustamansa yhteisö
- Y-tunnus
- Sähköpostiosoite
- Postiosoite
- Puhelinnumero
- www-osoite
- IP numero
- Tiedot aikaisemmista tilauksista
- Kirjautumistiedot tilanteissa, joissa se on ominaisuuksien puolesta mahdollistettu.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan asiakkaan tekemistä rekisteröitymisistä sekä asiakassuhteen aikana asiakkaan tekemistä ilmoituksista. Nimi- ja yhteystietojen päivityksiä saadaan myös päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

Tietoja voidaan saada myös alihankkijoilta, jotka liittyvät palvelun käyttämiseen tai tuottamiseen. Asiakkaiden muista toimista digitaalisessa ympäristössä voidaan saada tietoja yhteistyökumppaneiden sivustoista, tietojärjestelmistä tai muista digitaalisista lähteistä, joihin kirjaudutaan sähköisen kutsun kautta, evästeiden kautta tai käyttämällä asiakkaille annettuja tunnuksia.

Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan organisaation käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa joko lisäarvopalvelun tuottamiseen tai luottopäätöksen tueksi.

Tietoja ei luovuteta organisaation ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön, paitsi luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa. Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.

Henkilötietojen säilyttämisaika

10 vuotta asiakkuuden päättymisestä lukien.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan organisaation käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa joko lisäarvopalvelun tuottamiseen tai luottopäätöksen tueksi.

Tietoja ei luovuteta rekisterinpitäjän ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön, paitsi luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa. Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. On kuitenkin mahdollista, että käsittelyssä käytetään EU/ETA -alueen ulkopuolisia palveluntarjoajia tai että palveluntarjoajien pilvet sijaitsevat EU/ETA -alueen ulkopuolella, jolloin tietojen siirtoperusteena käytetään SCC -vakiolausekkeita sekä tietojen siirroissa on toteutettu lisäsuojatoimia, kuten sisäiset ohjeistukset (henkilötietojen pseudonymisoinnista ja vastaavista) sekä mahdollisesti TIA -analyysi tilanteen vaatiessa sellaisen.

Kun henkilötietoja käsittelevä organisaatio on sitoutunut EU-USA tietosuojakehykseen (DPF), käytetään siirtoperusteena silloin sitä sen voimassaolon aikana.

Rekisterin suojauksen periaatteet A: Manuaalinen aineisto

Asiakastapahtumissa kerättävät yhteystiedot ja muut manuaalisesti käsiteltävät asiakastietoja sisältävät asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa.

Ainoastaan määrätyillä, salassapitositoumuksen allekirjoittaneilla työntekijöillä on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettuja asiakastietoja.

Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Rekisterin suojauksen periaatteet B: Sähköinen aineisto

Ainoastaan määrätyillä organisaation ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriä ja ylläpitää sen tietoja. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.

Jokainen käyttäjä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen.
Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään.

Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Evästeet

Käytämme sivuillamme evästeitä (”cookies”). Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeiden käytön ensisijaisena tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa vierailijan käyttökokemusta sivustolla sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta ja sisältöä.

Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös hyödyntää viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa. Vierailijaa ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen sivustollamme.

Evästeiden avulla kerätään seuraavanlaisia tietoja:

- vierailijan IP-osoite
- vierailun ajankohta
- selatut sivut ja sivujen katseluajat
- vierailijan selain

Sinun oikeutesi

Sivuillamme vierailevalla käyttäjällä on mahdollisuus koska tahansa estää evästeiden käyttö muuttamalla niiden asetuksia evästebannerista. Myös jotkut selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen ja jo tallennettujen evästeiden poistamisen.

Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen.

Automaattinen käsittely ja profilointi

Käsiteltäviin henkilötietoihin ei sovelleta profilointia tai automaattista käsittelyä.

Tarkastusoikeus, eli oikeus saada pääsy henkilötietoihin.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ottamalla yhteys rekisterinpitäjän asiakaspalveluun tai rekisterin yhteyshenkilöön suomeksi tai englanniksi. Tarkastuspyyntö on lähetettävä todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteys rekisterinpitäjän asiakaspalvelupisteeseen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siirtää omat tietonsa järjestelmästä toiseen. Siirtopyynnön voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä.

Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä organisaation asiakaspalveluun tai henkilörekisterin ylläpitäjälle tai todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta.

Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä.

Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Rajoittamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot rekisterin vastuuhenkilölle. Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja sekä rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Pyynnöt voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.

Mikäli toimit yritys- tai organisaation yhteyshenkilönä ei tietojasi voida poistaa tänä aikana.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.

Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi.

YLÖS